Plusieurs vendeurs sur la même buvette
Dans une association, personne n'est caissier à plein temps. TapTrack distingue deux rôles : le gérant prépare le menu, les prix et les cautions et consulte le tableau de bord ; les vendeurs se concentrent sur la saisie des ventes. Pour rejoindre le bar, il suffit d'un code d'adhésion que tu partages à l'équipe.
Un bénévole qui dépanne pour une heure n'a pas besoin de créer un compte : il peut rejoindre le bar comme invité, avec un pseudo et le code. Chaque vente est rattachée à son vendeur, ce qui permet de voir qui a servi quoi.
Quand le réseau est mauvais
Halle de fête, cave, tente en pleine campagne : la couverture mobile est rarement bonne là où se tiennent les buvettes. Dans TapTrack, les ventes sont d'abord enregistrées sur l'appareil, puis envoyées automatiquement quand la connexion revient. Le service ne s'arrête pas parce que le réseau a lâché.
Le résumé de fin de soirée
À la fermeture, le gérant ouvre le tableau de bord et retrouve, sans refaire de calcul :
- le chiffre d'affaires de la période ;
- la répartition par catégorie de boissons et le classement des boissons les plus vendues ;
- le détail par vendeur ;
- l'affluence heure par heure ;
- les cautions sorties, rendues et non rendues (voir la gestion des cautions de gobelets).
Un export CSV permet de remettre les chiffres au trésorier ou de les garder pour l'assemblée générale. TapTrack reste un outil de comptage : il t'aide à vérifier tes totaux, mais ne remplace pas ta comptabilité.
Des périodes pour repartir de zéro sans rien effacer
Une buvette qui ouvre trois soirs de suite veut voir les chiffres de chaque soirée séparément. Le gérant peut démarrer une nouvelle période et lui donner un nom (par exemple « Vendredi » ou « Période du 17.10 »). Les chiffres de la période en cours repartent alors de zéro, aucune vente n'est supprimée, les périodes passées restent consultables et le total général reste toujours disponible.
Un pass pour l'événement, ou pour l'année
Deux pass en achat unique, sans renouvellement automatique : 50 CHF pour 1 mois d'accès, pensé pour une manifestation, ou 200 CHF pour 1 an pour enchaîner toutes les soirées de la saison. Les vendeurs qui rejoignent le bar n'ont rien à payer. Un essai gratuit de 2 jours démarre à la création de ton premier bar dans l'app. Voir aussi la page sur la caisse de festival et de buvette.
Questions fréquentes
Les bénévoles doivent-ils créer un compte ?
Non, pas obligatoirement. Un vendeur occasionnel peut rejoindre le bar comme invité, avec un pseudo et le code d'adhésion. Le gérant, lui, utilise un compte avec adresse e-mail et mot de passe.
Qui voit les chiffres de la buvette ?
Le gérant consulte le tableau de bord, les vendeurs se concentrent sur la saisie des ventes. Les droits dépendent du rôle donné à chaque membre.
Peut-on séparer les chiffres de chaque soirée ?
Oui. Le gérant démarre une nouvelle période et la nomme ; les chiffres repartent de zéro, les ventes précédentes ne sont pas supprimées et restent consultables.
TapTrack suffit-il pour la comptabilité de l'association ?
C'est une aide au comptage, avec un export CSV. Ce n'est pas un système de comptabilité ni de caisse certifié : tu vérifies tes totaux et tu restes responsable de la comptabilité de l'association.
Une buvette plus simple à tenir et à compter
Crée ton bar dans l'app, invite ton équipe avec un code, et choisis ensuite le pass adapté à tes soirées.
Pass 1 mois : 50 CHF · Pass 1 an : 200 CHF · achat unique, sans renouvellement automatique.