Cautions de gobelets : compter les prises et les retours sans papier

Pourquoi les cautions se perdent

Quand une buvette passe aux gobelets consignés, le comptage devient vite pénible. Le vendeur doit penser à la caution à chaque commande, la rendre quand le client revient, sans se tromper de monnaie, pendant que la file avance. En fin de soirée, il faut encore retrouver combien de gobelets sont sortis, combien sont rentrés et à combien de francs correspond la différence.

Faire ces calculs à la main, sur un papier ou de tête, mène presque toujours à un écart de caisse que personne ne sait expliquer le lendemain.

Comment TapTrack gère les cautions

1. Tu définis tes types de caution. Gobelet, verre, pichet, ou autant de types que nécessaire, chacun avec son prix. Tu peux aussi choisir une caution favorite par défaut.
2. Le vendeur les saisit avec la commande. Pendant qu'il compose les boissons, il ajuste les cautions prises (sorties) et saisit celles que le client rend (rentrées), par type. Les cautions sont comptabilisées à part du prix des boissons : les sorties s'ajoutent au total de la commande, les rentrées s'en déduisent.
3. L'appli tient les comptes. Chaque sortie et chaque rentrée est enregistrée avec la vente, par vendeur, avec l'heure. Rien à recompter à la main.
4. Le gérant voit l'écart en direct. Le tableau de bord affiche les cautions sorties, les cautions rendues et celles qui ne sont pas revenues, ainsi que le chiffre d'affaires avec et sans cautions.

Un exemple simple

Valeurs choisies pour l'illustration : une caution de gobelet à 2 CHF. Une cliente commande deux boissons et prend deux gobelets : le total de la commande contient 4 CHF de caution en plus du prix des boissons. Plus tard dans la soirée, elle rend un gobelet : le vendeur saisit une rentrée, et ces 2 CHF sont déduits du total de sa commande suivante. Pour le gérant, les cautions nettes de la soirée sont simplement la somme de toutes les sorties moins toutes les rentrées, calculée par l'appli.

Les erreurs que ça aide à éviter

• oublier la caution lors d'une commande, puisqu'elle se saisit au même endroit que les boissons ;
• additionner à la main le prix des boissons et celui des gobelets ;
• perdre le fil des gobelets non rendus en fin de soirée : la différence entre sorties et rentrées est calculée ;
• ne pas savoir quel vendeur a pris ou rendu des cautions : le détail est visible par vendeur ;
• perdre des écritures quand le réseau tombe : tout est enregistré sur l'appareil puis synchronisé.

Quelques habitudes qui facilitent le travail

Un seul type de gobelet avec une caution à un montant rond (2 ou 3 CHF, par exemple) simplifie le rendu de monnaie. Annonce clairement le montant de la caution au comptoir, et rappelle-le à l'équipe avant l'ouverture. Si tu proposes plusieurs contenants (gobelet, verre à vin, pichet), crée un type de caution pour chacun : l'appli saura les distinguer dans le bilan.

Les chiffres de cautions apparaissent aussi dans l'export CSV du tableau de bord, pratique pour garder une trace ou la transmettre au trésorier. Pour le contexte d'un événement complet, voir la caisse pour festival et buvette.